Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING RUNNERS MAARKEDAL VZW

Identiteit organisatie

Runners Maarkedal vzw

Bosterijststraat 15
9688 Maarkedal

runnersmaarkedal@telenet.be

Contactpersonen:
Pascal Tinel – voorzitter (pascal.tinel@telenet.be)
André Somers – secretaris (andre.somers@pandora.be)
Contact nemen kan via deze mailadressen of via face-to-face gesprek.

 Algemeen

Runners Maarkedal vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en wil dat uw privacy wordt gerespecteerd. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Runners Maarkedal vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt in ieder geval met zich mee dat:

• wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
• deze doelen en type persoonsgegevens beschreven zijn in deze privacyverklaring;
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• er geen persoonsgegevens doorgegeven worden aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Welke gegevens verzamelt Runners Maarkedal vzw voor welk doel?

Runners Maarkedal vzw heeft als doel het bevorderen van het samen lopen. Als sportclub zijn we aangesloten bij een erkende sportfederatie: Sporta. Via de sportfederatie zijn de leden ook verzekerd bij verzekeringsmaatschappij Ethias.

Daartoe heeft de club persoonsgegevens nodig van zijn leden, teneinde hen te kunnen inschrijven bij Sportfederatie Sporta.

Voor de communicatie met de leden maakt Runners Maarkedal vzw hoofdzakelijk gebruik van e-mail; dientengevolge dienen de leden die deze communicatie willen ontvangen ook hun e-mailadres kenbaar te maken.

Runners Maarkedal vzw registreert persoonsgegevens (naam, voornaam, rijksregisternummer, adres, leeftijd, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer) van haar leden in een gesloten database, waarvan de bestuursleden de gegevens kunnen raadplegen voor het mailverkeer (nieuwsbrieven & rechtstreekse mailing) en het voorzien van de verzekering via Sportfederatie Sporta bij  maatschappij Ethias.

Aangezien Runners Maarkedal vzw een vzw is, bewaart zij ook dezelfde gegevens (naam, voornaam, adres, leeftijd, geslacht, gsm-nummer, e-mailadres, rijksregisternummer) van haar bestuurders (werkelijke leden) en van de leden van de algemene vergadering. Deze gegevens worden geregistreerd voor het bijhouden van het wettelijk verplichte ledenregister (AV) en voor de bekendmakingen in het Staatsblad en de identificatie in het KBO (RVB) (VZW-wet).

Toelichting legaliteit gegevensverzameling en bewaartermijn

Ledengegevens

Runners Maarkedal vzw verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang, opdat zij haar leden anders niet de nodige voordelen kan aanbieden. Alle gegevens worden verkregen van de betrokkene in kwestie. Indien een betrokkene jonger is dan 18 jaar, is er nood aan de uitdrukkelijke toestemming van een ouder of voogd.

De betrokkenen zijn niet verplicht om alle gegevens door te geven maar kunnen dan echter in mindere mate genieten van de ledenvoordelen.

Indien een lid geen nieuwsbrief of informatieve mails meer wil ontvangen, kan die zich uitschrijven hiervoor.

Geanonimiseerde gegevens (geslacht, leeftijd, gemeente) worden verwerkt voor statistische redenen.
De gegevens worden bijgehouden voor de duur dat iemand lid is. Nadien worden ze meteen verwijderd.

De aanwezigheden van de leden op de trainingen wordt bijgehouden en weergegeven op een internetpagina. Leden die op deze pagina niet willen vermeld worden kunnen dit melden en worden op naam uit de betrokken lijsten verwijderd.

Externe medewerkers

Runners Maarkedal vzw verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang. Indien een deskundige opdrachten van Runners Maarkedal vzw wenst te ontvangen dient hij/zij bepaalde gegevens door te geven teneinde gecontacteerd en vergoed te worden. Dit is dus een noodzakelijke voorwaarde. De gegevens worden verkregen van de betrokkene zelf en kunnen op dezelfde manier verwijderd worden.

Bestuurders

Runners Maarkedal vzw verzamelt en verwerkt gegevens van haar bestuurders vanuit een wettelijke verplichting¹ en vanwege een gerechtvaardigd belang. Indien iemand geen bestuurslid of lid van de Algemene Vergadering meer is, worden de gegevens meteen uit de database verwijderd. Gegevens van bestuurders blijven genoteerd op het ledenregister wegens de wettelijke verplichting. Het ledenregister wordt uitsluitend bewaard bij de voorzitter van Runners Maarkedal vzw.

 

^{1  Wet van 27 juni 1921, B.S. 1 juli 1921. Wet betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de stichtingen en de Europese politieke partijen en stichtingen. Ingrijpend gewijzigd door de hoofdstukken I en II van de Wet van 2 mei 2002 en volledig gecoördineerd met inbegrip van alle latere wetswijzigingen tot en met januari 2017}

Andere (perscontacten,…)

Runners Maarkedal vzw houdt lijsten bij van contactpersonen van organisaties die van belang kunnen zijn bij de organisatie van evenementen. De meeste gegevens worden door de organisaties in kwestie zelf bezorgd en/of staan ook (al dan niet) indirect openbaar op het internet. Van zodra de gegevens niet meer van toepassing zijn, worden deze uit de lijsten verwijderd.

Foto’s

Bij de eerste inschrijving als lid van Runners Maarkedal vzw geeft een lid impliciet toestemming tot de publicatie van groepsfoto’s in de Nieuwsbrief, op de website en de Facebookpagina van de club; de mogelijkheid is voorzien om deze toestemming te weigeren voor de duur van het lidmaatschap (aanvinken). De gegeven toestemming kan door het lid ten allen tijde ingetrokken worden en gepubliceerde foto’s worden dan verwijderd. Mail ons.

Voor het nemen van en de publicatie van individuele foto’s – die buiten de trainingen of wedstrijden, georganiseerd door Runners Maarkedal vzw vallen –  wordt vooraf toestemming gevraagd aan de betrokkene. Ook hier kan deze een gegeven toestemming ten allen tijde weer intrekken en een gepubliceerde foto laten verwijderen.

Personen die al lid waren voor het in voege gaan van deze privacyverklaring  werden per mail gevraagd of zij de impliciete toestemming  – die al vermeld werd in het Huishoudelijk Reglement van Runners Maarkedal vzw – wensen in te trekken of bepaalde foto’s willen laten verwijderen.

Op het ogenblik dat je lid wordt van Runners Maarkedal vzw kan je kiezen of je toestemming geeft dat er foto’s van jou verschijnen op onze website of Facebookpagina. Indien je los daarvan toch liever hebt dat bepaalde foto’s niet publiek verschijnen, zullen deze onmiddellijk verwijderd worden als je ons hiervan op de hoogte brengt. Mail ons

Cookies

Indien iemand de website van Runners Maarkedal vzw bezoekt, maakt Runners Maarkedal vzw gebruik van Google Analytics om door middel van analytische cookies het surfgedrag na te gaan. Dankzij deze cookies krijgen wij inzicht in het gebruik van onze website en kunnen wij onze website blijven afstemmen op de gebruikers voor een betere gebruikservaring. De privacy van de bezoeker blijft met deze analytische cookies gewaarborgd. Het enige wat bij de acceptatie van cookies meegestuurd wordt, is het IP adres van de bezoeker. U kan de cookies ook weigeren door op de balk, onderaan de website, op ‘neen’ te klikken of door naar uw browserinstellingen te gaan.

Wie zijn de ontvangers van de gegevens

De gegevens van leden, deskundigen en bestuurders worden bewaard in de beveiligde database omgeving. Deze worden daar geregistreerd door het bestuurslid dat instaat voor de ledenadministratie. Bestuurders van Runners Maarkedal vzw kunnen in de database gegevens raadplegen met behulp van een wachtwoord.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft worden in principe NIET gedeeld met derden. Enkel indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden wordt daarvan afgeweken. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting – One.com);
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven (Mailchimp) en uitnodigingen;
• het verzorgen van uw verzekering: de verzekeringsmaatschappij (Ethias) zal de gegevens van een verzekerde krijgen in geval van een ongeval of burgerlijke aansprakelijkheid;

Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens Runners Maarkedal vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, recht op kopie en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren, vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat. Tevens kunt u bezwaar (verzet) indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

Runners Maarkedal vzw kan haar privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De basisversie is gedateerd op 23 mei 2018.  Bij wijziging zullen de oudere versies van ons privacyverklaring in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.